PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA, PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NAPRAWCZYCH ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA W DENALI GUARD SP. Z O.O.
§1
CEL PROCEDURY
1. Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa w Denali Guard sp.z o.o określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa.
2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
§2
DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. Denali Guard – rozumie się przez to Denali Guard sp.z o.o;
2. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa w Denali Guard sp.z o.o;
3. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy w tym: pracownika, byłego pracownika, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza;
4. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;
5. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa;
6. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną sygnaliście przez organ informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7. Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
8. Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliści;
10. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Denali Guard sp.z o.o, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub do którego dojdzie w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
11. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
12. Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z roku 2024 poz. 928);.
§3
SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA
1. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:
a) na adres do korespondencji: Denali Guard sp.z o.o, ul. Karola Miarki 18 , 58-500 Jelenia Góra z dopiskiem sygnalista – zgłoszenie. Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego w postaci papierowej stanowi Załącznik nr 1 do Procedury;
b) poprzez e-mail na adres: sygnalista@denaliguard.pl – tytuł maila: sygnalista – zgłoszenie i/lub z wykorzystaniem formularza znajdującego się na stronie https://denaligurd.pl//sygnalista, który będzie stanowił załącznik do wiadomości emaila. Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego stanowi Załącznik nr 1 do Procedury;
c) ustnie – telefonicznie pod nr 797 960 792. Wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 2 do Procedury;
d) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
2. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) dokładnej transkrypcji rozmowy, lub
c) protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg. Wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 2 do Procedury.
3. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
4. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
§4
TREŚĆ ZGŁOSZENIA
1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym, kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
b) wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
c) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
d) dane umożliwiające kontakt.
2. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenie anonimowo.
3. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie dokonuje się:
a) informowania sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia,
b) przesłania sygnaliście potwierdzenia otrzymania zgłoszenia,
c) wydania zaświadczenia, potwierdzającego, że sygnalista podlega ochronie,
d) informowania sygnalisty o niepodjęciu działań następczych, wraz z uzasadnieniem,
e) przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.
§5
OCHRONA SYGNALISTY
1. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928), od chwili dokonania zgłoszenia.
3. Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:
a) ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
b) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;
c) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
d) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
e) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Na żądanie Sygnalisty, Denali Guard sp.z o.o wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928), z zastrzeżeniem zapisów § 4 ust. 3 lit. d). Wzór zaświadczenia stanowi Załącznik Nr 3 do Procedury.
5. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
§6
NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
a) korupcji,
b) zamówień publicznych,
c) usług, produktów i rynków finansowych,
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f) bezpieczeństwa transportu,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k) zdrowia publicznego,
l) ochrony konsumentów,
m) ochrony prywatności i danych osobowych,
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji.
§7
INFORMACJE ZWROTNE
ORAZ KONTAKT W ZWIĄZKU Z PRZYJĘCIEM ZGŁOSZENIA
1. Denali Guard sp.z o.o potwierdzi przyjęcie zgłoszenia naruszenia prawa na podany adres kontaktowy. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia stanowi Załącznik Nr 4 do Procedury. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia, z zastrzeżeniem zapisów § 4 ust. 3 lit. b)
2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia Denali Guard sp.z o.o nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
3. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Denali Guard sp.z o.o może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
4. Denali Guard sp.z o.o poinformuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania firmy, z zastrzeżeniem zapisów § 4 ust. 3 lit. a).
5. Denali Guard sp.z o.o przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, z zastrzeżeniem zapisów § 4 ust. 3 lit. e).
6. Denali Guard sp.z o.o poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia, z zastrzeżeniem zapisów § 4 ust. 3 lit. d).
7. Denali Guard sp.z o.o poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.
§8
SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI
1. Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych.
2. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe wyjaśnienia lub informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
3. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.
4. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:
a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, firma przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Denali Guard sp.z o.o może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Denali Guard sp.z o.o poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
7. Denali Guard sp.z o.o – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
8. Wszystkie zgłoszenia Denali Guard sp.z o.o odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. W przypadku stwierdzenia zgłoszenia dokonanego przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości (zgłoszenie o charakterze anonimowym), zgłoszenie to podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń zewnętrznych z adnotacją o jego anonimowości.
9. Rejestr zawiera:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji;
d) dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie niezbędne do jego identyfikacji;
e) datę dokonania zgłoszenia;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa § 5 ust. 4 Procedury;
h) datę sprawy;
i) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań – § 8 ust. 6;
j) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszenia, które było przedmiotem zgłoszenia.
§ 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń w Denali Guard sp.z o.o, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, prowadzenia rejestru zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ustawy jest Krzysztof Bernacki.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy Krzysztofa Bernackiego, zgłasza on Prezesowi Denali Guard sp.z o.o konieczność wyłączenia go z realizacji zadań wynikających z przedmiotowej Procedury. Prezes upoważni inną Osobę odpowiedzialną w Denali Guard sp.z o.o do realizacji zadań wynikających z Procedury.
3. Zgłoszenia nie mogą analizować i rozpatrywać Osoby odpowiedzialne, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.
4. Ocena adekwatność i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 3 lata przez Prezesa Denali Guard sp.z o.o.
5. Denali Guard sp.z o.o upoważnia Krzysztofa Bernackiego do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury zgłoszeń zewnętrznych.
6. Prezes Denali Guard sp.z o.o przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich sprawozdanie zawierające dane statystyczne zgłoszeń zewnętrznych za każdy rok w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.